UNIKAT- Die „Geburt“ eines neuen Formates

Angela Danner, Leiterin des Bereiches Corporate Identity der Stabsabteilung Presse, Marketing und Kommunikation der Universität Bayreuth, und Karoline Kullik aus dem UNIKAT-Organisationsteam, über das neue Sommerevent auf dem Campus der Universität Bayreuth …

Wie alles begann …

Von Angela Danner (Stabsabteilung Presse, Marketing und Kommunikation)

Im Jahr 2015 feierte die Universität Bayreuth 40 Jahre universitäre Lehre auf dem Campus. Das sollte gebührend gefeiert werden. Das Festprogramm, das in allen Punkten bewusst die Öffentlichkeit einbezog, umfasste neben einer von Studierenden organisierten Pre-Opening-Party mit DJs aus der Professorenschaft einen Erlebnistag mit Mitmach-Angeboten auf dem Campus, eine Jubiläumspublikation der spannenden Universitätsgeschichte und einen vom Universitätsverein Bayreuth e.V. im Auftrag der Universität veranstalteten Jubiläumsball.

Damit knüpfte man eine alte Tradition an. Der Universitätsverein hatte in den frühen Jahren der Universität Bayreuth regelmäßig zu Bällen eingeladen und dafür u.a. auch die Mensa zur Event-Location gemacht. Nach einer Zeit, in der Bälle aus der Mode gekommen waren, entschied sich die Hochschulleitung anlässlich des 40-jährigen Lehrjubiläums dafür, die alte Balltradition wiederaufleben zu lassen und beauftragte die Stabsabteilung Presse, Marketing und Kommunikation damit, den Universitätsverein als Veranstalter des Jubiläumsballes zu unterstützen. Der erste Vorsitzende des Universitätsvereins, Horst Eggers, leistete Großartiges bei der Akquise der für die Durchführung des hochwertigen Events notwendigen Sponsorenmittel.

Als Leiterin der Abteilung ergab sich so für mich persönlich im Jubiläumsjahr noch eine weitere Herausforderung, da ich zwar schon Erfahrungen im Bereich Eventmanagement, nicht aber mit der spezifischen Ausrichtung eines Balles sammeln durfte. Einen Ball mit 500 gesetzten Gästen und zusätzlichen Flaniergästen, 4-Gang-Menü, professionellem Tanzparkett und Beiprogramm in einem Zelt als Ausrichtungsstätte, das ja nur eine Hülle ohne jegliche Infrastruktur darstellt, hatte ich noch nicht organisiert. Mir war schließlich auch wohler, als mit Angelika Nützel und Florian Topf von der Agentur Opus zwei Eventprofis mit ins Boot geholt werden konnten und sich somit ein echtes Dream-Team formierte.

Der Ball, der mit Sondergenehmigung der Bayerischen Verwaltung der staatlichen Schlösser, Gärten und Seen in einem hochwertigen Event-Zelt in unmittelbarere Nähe zum Neuen Schloss veranstaltet wurde, war ein Riesenerfolg, der den Wunsch nach einer baldigen Wiederholung weckte.

Wie es – anders akzentuiert – weitergehen kann …

Dabei war allen Organisationsverantwortlichen klar, dass der Jubiläumsball nicht mit diesem organisatorischen und finanziellen Aufwand „in Serie“ gehen können würde. Dass der Jubiläumsball einen exzeptionellen Charakter haben würde, war klar und legitim, warf aber die Frage nach einem nachhaltigen Konzept für eine turnusmäßig durchführbare Veranstaltung auf. Da sich die Sondergenehmigung der Bayerischen Verwaltung der staatlichen Schlösser, Gärten und Seen zur Nutzung der Flächen am Neuen Schloss nur auf das Jubiläumsjahr bezog, stellte sich zudem erneut die Frage der Location, die dadurch verschärft wurde, dass die Stadthalle seit Herbst 2016 wegen notwendiger Sanierungsmaßnahmen bis auf Weiteres nicht zur Verfügung steht.

Eine „Turnhalle“ (Oberfrankenhalle) konnte sich die Hochschulleitung nicht als Ausrichtungsstätte vorstellen und ein hochwertiges Event-Zelt auf dem Campus aufzustellen, würde das Budget sprengen. Ideen zur Lösung dieser Problematik verfolgten mich buchstäblich bis in den Schlaf. Ein sehr bildhafter Traum brachte dann den Lösungsansatz. Ungelogen sah ich mich im Ballkleid durch eine meiner Lieblingsstätten auf dem Campus, den Ökologisch-Botanischen Garten (ÖBG), wandeln …
So wurde die ungewöhnliche Idee geboren, den ÖBG als Ausrichtungsstätte vorzuschlagen. Die Vorteile sind schnell skizziert: einmalig schöne Anlage, direkt auf dem Campus, mehrere Gewächshäuser, die primär der Überwinterung frostempfindlicher Pflanzen dienen und im Sommer, wenn die Pflanzen auf die Freiflächen „umziehen“, so gut wie leer stehen.

Ein Sommer- und Tanzevent in „Gebäuden“ und auf Flächen des ÖBGs
– geht das überhaupt?

Die primären Aufgaben des Ökologisch-Botanischen Gartens als zentraler wissenschaftlicher Einrichtung der Universität Bayreuth liegen in der Unterstützung von Forschung und Lehre sowie in kleinem Maßstab im Bereich der Arterhaltung. Darüber hinaus hat der ÖBG aber auch einen Bildungsauftrag gegenüber der interessierten Öffentlichkeit, den er bereits jetzt u.a. mit jährlich mehr als 300 Führungen sowie sonstigen öffentlichkeitswirksamen Medienbeiträgen und Veranstaltungen vorbildlich erfüllt.
Innerhalb dieses Tätigkeitsfeldes konnte sich der Leiter des ÖBGs, Dr. Gregor Aas, die Durchführung eines Sommerevents in den Gewächshäusern und auf den Freiflächen des Ökologisch-Botanischen Gartens vorstellen. Allen Beteiligten ist jedoch bewusst, dass die Durchführung des Sommerevents im ÖBG, dessen primäre Aufgaben nicht beeinträchtigen darf. Der Super-GAU bestünde natürlich darin, dass einzelne Pflanzen, Tiere oder komplexe Ökosysteme beschädigt oder beeinträchtigt würden. Es gilt deshalb die alte Elternweisheit: Schauen ist ausdrücklich erlaubt, aber nicht mit den Fingern! Als Organisationsverantwortliche müssen wir zudem das Bewusstsein dafür schaffen, dass gerade die Einzigartigkeit der Location eines besonderen Schutzes bedarf und dass alles was für den Laien nach Wiese aussieht nicht automatisch gleichbedeutend mit Liegewiese ist… .

Die Location lässt zudem keinen klassischen Ball auf professionellem Tanzparkett zu, bietet aber natürlich ganz andere Möglichkeiten unter Einbezug der naturnah angelegten Szenerie. Wer Vergleiche mit dem Jubiläumsball von 2015 zieht und Ähnliches erwartet, wird sich auf ganz neue Erfahrungen einstellen müssen. Es darf bewusst legerer zugehen! Nur soviel: Die Bodenbeschaffenheit lässt das Tragen von Highheels nicht zu und warum nicht einmal Shorts zur Fliege tragen???? Die sonstigen Rahmenbedingungen sind in einem Gewächshaus denen in einem Event-Zelt ähnlich. Auch ein Gewächshaus ist halt nur eine Stahl-Glas-Konstruktion ohne Event-Infrastruktur… .Aber mit dieser Herausforderung haben wir ja bereits umzugehen gelernt.

Stärkere Einbindung der Kompetenzen des Campus

Da der Hochschulleitung an einer Verstetigung des Events gelegen ist und sie sich hinsichtlich der Teilnehmerinnen und Teilnehmer an der Veranstaltung eine stärkere Durchmischung der Altersgruppen und somit eine Erhöhung des Studierendenanteils sowie eine stärkere Einbindung universitätsinterner Ideen und unieigenen Könnens wünscht, wurde zudem entschieden, die Kompetenz des Lehrstuhls Sport Governance und Eventmanagement (Prof. Kurscheidt) einzubeziehen. Die Studierenden lernen im Modul „Projektmanagement“ in Projektseminaren die Planung und Durchführung von events am realen Beispiel. Mit dem „Campus-Summer-Feeling“, dem „Boulder-Cup“ und dem „Ball des Sports“ (um nur Einige zu nennen) stellen die Studierenden regelmäßig in beeindruckender Weise inzwischen gut etablierte Events auf die Beine, die aus der Kulturlandschaft der Stadt Bayreuth nicht mehr wegzudenken sind.

Mit Karoline Kullik wurde für die Vorbereitung des Sommer-Events im ÖBG eine Masterstudentin gefunden, die bereits Erfahrungen mit der Organisation des „Campus-Summer-Feelings 2016“ vorweisen konnte. Es zeichnet sich schon bald ab, dass die Entscheidung, „junges Blut“ einzubinden, richtig war und zu ganz eigenen, kreativen Ideen führt und die Bedürfnisse der studentischen Zielgruppe repräsentiert. In Abstimmung mit den Verantwortlichen der Hochschulleitung und des Universitätsvereins sowie in enger Zusammenarbeit mit externen Partnern und mir selbst galt es, zunächst ein Konzept zu erarbeiten, dass die einzigartige Schönheit des ÖBGs in Szene setzt und sich mit seinen genuinen Aufgaben „verträgt“, für Studierende und „ältere Semester“ gleichermaßen attraktiv ist und den besonderen „UBT spirit“ erlebbar macht. Frau Kulliks Aufgabe sollte darin bestehen, eine Gruppe aus Studierenden im Modul „Projektseminar“ praktisch anzuleiten und auf dem Weg zur tatsächlichen Durchführung des events zu begleiten. Prof. Kurscheidt (Lehrstuhl Sport Governance und Eventmanagement) und Prof. Germelmann (Lehrstuhl Marketing) übernehmen die wissenschaftliche Einbindung durch fachlich abgestimmte Begleitvorlesungen.

 


UNIKAT- Erfahrungen sammeln im Studium mal anders

Von Karoline Kullik ist Masterstudentin der Sportökonomie und Hiwi am Lehrstuhl Sportwissenschaft II. Mit einem 17-köpfigen Team organisiert sie gerade eine neuartige Veranstaltung am Campus der Universität. Hier berichtet sie wie es dazu kam.  

Wer hatte sich nicht auch schon einmal während eines zähen Seminars gefragt, wo denn die Praxis im Studium geblieben ist? Da lernt man die Theorien von verschiedensten Autoren auswendig, hat aber keine Möglichkeit Erfahrungen durch eigenes praktisches Handeln zu erlernen. So ging es auch mir! Auf meine spätere Wunsch-Anstellung im Bereich Eventmanagement wollte ich mich möglichst aktiv vorbereiten. Wenn man sich allerdings ein bisschen umguckt am Campus bietet die Uni einige Veranstaltungen, bei denen man Praxisluft schnuppern kann, und das meist mit mehr Verantwortung als im Praktikum.

Seit fast 9 Monaten arbeite ich nun an einer einer Veranstaltung mit. Das Sommer- und Tanzevent unter dem Namen UNIKAT soll am 22. Juli 2017 für einen Abend aus dem Ökologisch-Botanischen Garten (ÖBG) der Universität eine Veranstaltungslocation machen. Bei Drinks und Essen, umrahmt von fröhlicher Tanzmusik und weiteren künstlerischen Acts sollen Studierende und Beschäftigte der Universität, sowie Vertreterinnen und Vertreter der Wirtschaft sowie Bayreuther Bürgerinnen und Bürger die Möglichkeit haben, gemeinsam ins Gespräch zu kommen und einen abwechslungsreichen Abend genießen.

Am Anfang steht die Idee

Anfangs ging es daher zunächst um die Konzeption der neuen Veranstaltung, für die es bisher nur grobe Ideen gab. Aber wo fängt man an bei so vielen Faktoren, die noch durchdacht und geplant werden müssen? Hier verbrachten wir viel Zeit im ÖBG, skizzierten Ideen und dachten über für uns attraktive Veranstaltungsformate nach.

Schnell wurde klar, dass nicht nur die tropischen Gewächshäuser, sondern auch das schön angelegte Außengelände wunderbar geeignet sind, um einen unvergesslichen Sommerabend zu verbringen. Von einzelnen Sonderveranstaltungen abgesehen, ist es nämlich nicht möglich, den ÖBG auch nachts zu genießen. Wichtig war uns auch, dass es neben einer bekannten Band auch viele verschiedene andere (auch studentische) Künstlerinnen und Künstler geben sollte, sodass es buchstäblich hinter jeder Pflanze etwas Neues zu entdecken gibt. Die einmalige Location in Kombination mit dem Programm, das es in vergleichbarer Form so in der Bayreuther Kulturlandschaft (noch) nicht gibt, sollte auch im Titel des neuen Formates deutlich werden. Nach intensiver Diskussion wurde die Bezeichnung UNIKAT gewählt, in dem diese Einzigartigkeit genauso aufscheint, wie die Uni.

An Herausforderungen wächst man

Eine erste Herausforderung war es für mich, meine Position im Team zwischen Erfahrenen im Bereich der Veranstaltungsplanung zu finden. Wie viel darf man selber einbringen und wer hat die finale Entscheidungsmacht? Da aber explizit eine koordinierende Rolle der Studierenden gewünscht war, schenkte man mir schnell Gehör und ging auf Vorschläge meinerseits ein. Auch andere Verantwortliche in der Universität und außerhalb des Campus nahmen mich schnell als ernstzunehmende Ansprechpartnerin wahr.

Des Weiteren ist es auch eine neue Aufgabe für mich, ein Team von Studierenden zu leiten und dabei verschiedene Ideen und Vorgehensweisen unter einen Hut zu bringen. Wie motiviert und delegiert man richtig und schafft es, dass alle Spaß am Event haben und sich damit identifizieren?

Besonders herausfordernd sind auch die vielen Regeln und Vorschriften, die einem zunächst nicht bekannt sind, die es aber einzuhalten gilt. Da bedarf es der Vorsicht bei der Nutzung der Außenbereiche im ÖBG, beim Aufstellen von Fackeln oder bei der Regulierung der Luftzufuhr in den warmen Gewächshäusern. Oftmals müssen schon fertig durchdachte Pläne noch einmal angepasst werden, da beispielsweise die Anwohnerschaft nicht gestört werden darf oder die Gegebenheiten vor Ort passende Stromanschlüsse (z.B. für das Catering) vermissen lassen… .

Mehr als nur Referenz für den Lebenslauf

Auch war es zunächst schwer, ein Team aus Studierenden zusammenzubekommen. Obwohl es neben viel praktischer Erfahrung, jeder Menge Teamarbeit und einem Zeugnis sogar Creditpoints für das Studium gibt, waren die Bewerberzahlen zunächst gering. Sicher ist, dass ein Projekt- und Eventseminar hinsichtlich der Menge der Aufgaben und der Zeit die man investieren muss, nicht mit einem Standardseminar zu vergleichen ist. Allerdings würde ich jedem/jeder, der/die an solchen Aufgaben interessiert ist, raten, diesen Schritt zu wagen und sich auf Neues einzulassen. Wo lernt man sonst, mit großen Unternehmen in Kontakt zu treten und sie von einer finanziellen Unterstützung zu überzeugen, den richtigen GEMA-Tarif zu berechnen, Grundzüge des Event-Marketings oder Eintrittskarten für eine Veranstaltung zu gestalten? Und das alles in einem Semester! Es kommt vor, dass man morgens Gartenmöbel für die Bestuhlung aussucht, mittags mit Sponsoren telefoniert, abends die Plakate und Facebook-Posts anpasst und dabei sein Ziel, die eigenen Ideen in Abwägung mit den Realisierungsmöglichkeiten umzusetzen, nie aus dem Auge zu verlieren.

Seit März sind wir nun aber ein motiviertes Studierenden-Team, das gemeinsam die Aufgaben und die Planung der letzten Monate meistert. Dabei ist es faszinierend zu sehen, wie verschiedene Studiengänge (BWL, Spöko, Musik & Theaterwissenschaften, Medienwissenschaften) und verschiedene Jahrgänge (Bachelor + Master) auf viele neue und kreative Ideen kommen und wir auch voneinander lernen und uns gegenseitig inspirieren. Schnell zeigt sich, wer welche Stärke hat und wer am meisten Spaß an den verschiedensten Aufgaben hat.

Unterstützung von allen Seiten

Das Gute an einer Veranstaltung in der Universität ist, dass man sich überall am Campus auf Unterstützung verlassen kann. Somit ist man auch bei komplizierten Aufgaben nicht auf sich alleine gestellt.

Langsam rückt das UNIKAT immer näher und noch vieles muss finalisiert werden. Aber wenn am Samstag, dem 22 Juli, dann die ersten Töne erklingen und die Besucherinnen und Besucher durch die Blumenpracht spazieren werden, dann weiß man, wofür man gearbeitet hat. Also schaut vorbei und lasst euch inspirieren, was man alles neben dem Studium am Campus machen kann. Und vielleicht seid ihr dann ja nächstes Jahr im Orga-Team dabei.

Weitere Informationen zum Event

Homepage: www.unikat.uni-bayreuth.de

Facebook: www.facebook.com/unikatubt

Tickets: www.ticketbusiness.de/shop/baelle/unikat/


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