Pressemitteilungen als Genre: Ein-Blick in die universitäre Aktenkunde der Neuzeit

Archivale des Monats (1): Die erste Pressemitteilung vom 21. März 1972 (Akz. XV/1/1321)

In der neuen Serie „Archivale des Monats“ werden in unregelmäßiger Folge ausgewählte Archivalien des Universitätsarchivs präsentiert und erläutert.

Die jüngste Aktenaussonderung der Zentralregistratur führte dazu, dass die Sammlung der Pressemitteilungen der Universität nahezu vervollständigt wurde. In einer der neu übernommenen Akten befanden sich die Pressemitteilungen für den bislang mit solchem Schriftgut nicht dokumentierten Zeitraum von 1972 bis 1980. Aus Anlass dieser unerwarteten Komplettierung wird in diesem Beitrag die erste Pressemitteilung der Universität vorgestellt und aktenkundlich erläutert. Das Dokument weist zahlreiche Eigenheiten auf, die für amtliche Dokumente aus der Entstehungszeit einer neuen Einrichtung typisch sind.

I. Aktenkunde und Verwaltungstransparenz

Aktenkunde, diese historische Hilfswissenschaft, der für die Quellenkunde der Neuzeit der Rang zukommt, den die Diplomatik in der Mittelalterforschung besitzt, lässt sich selbst an den jungen Unterlagen des Universitätsarchivs betreiben.[1] Die Aktenkunde beschäftigt sich als Teildisziplin der Archivwissenschaft mit der Entstehung der Aktenschriftstücke (genetische Aktenkunde), mit den inneren und äußeren Merkmalen (Sprache, Stil, äußere Form; analytische Aktenkunde) und mit der Systematisierung und Klassifizierung der Schriftstücke, vorwiegend auf der Basis des hierarchischen Verhältnisses zwischen Aussteller und Empfänger (systematische Aktenkunde). Die aktenkundliche Betrachtung amtlicher Dokumente bringt sehr schnell ein pulsierendes historisches Leben in die scheinbar „trockenen“ archivalischen Quellen.

Vor den Augen des Forschenden treten Personen mit ihren Aufgaben, Ämter mit ihren Diensträumen, Handschriften und Stempelungen in einen zeitlichen Ablauf. Es entsteht Stück für Stück aus den auf den Schriftstücken zu entdeckenden Puzzleteilen ein Bild eines kooperierenden und funktionierenden Arbeitsteams. Plötzlich verlieren die einzelnen Schriftstücke den Schein von Isoliertheit, indem ihr innerer Zusammenhang als unauflösliches Kontextband immer klarer hervortritt. Lassen sich Begriffe wie „Vorgang“ und „Akte“ nur schwer in einer plastisch-abstrakten Definition erklären, so erhält der Forscher, der so an die Archivalien herangeht, ein eindrückliches Verständnis und Bewusstsein von dem, wie sich Verwaltungshandeln in kleinsten in sich nicht mehr teilbaren Schriftgutakkumulationen niederschlägt, eben in dem, was man „Vorgänge“ und „Akten“ nennt.

Für die Behördenpraxis lässt sich anhand des jüngeren Archivguts feststellen, dass die Professionalität klassischer Aktenführung je nach dem Selbstverständnis einer Organisation als Behörde oder als etwas „weniger Behörde“ variiert. Teils werden Instrumente – wie die der farblichen Hierarchie der Tinten und der Randvermerke und -verfügungen inklusive der Stellungnahmen und „Angaben“ – nach wie vor mit großem Erfolg für die Wirtschaftlichkeit von Verwaltungsprozessen gepflegt, teils sind sie fast ganz aus der Mode gekommen und beschränken sich mitunter auf das in formaler Hinsicht Allernötigste, die Gefahr in Kauf nehmend, dass das inhaltlich Allernötigste den Weg in die Akte nicht findet und damit Lücken in der vorgangsmäßigen Bearbeitung entstehen. Man spricht hier von der fehlenden Nachvollziehbarkeit einzelner Bearbeitungsschritte im Verwaltungsvorgang. Die aktenkundliche Analyse stellt dann Mängel in der Transparenz fest. Für den Forschenden bedeutet dies Unklarheit und die Notwendigkeit aufwendiger zusätzlicher Recherchen in anderen Archivbeständen. Zuletzt muss er auch logische Brücken schlagen und historische Handlungen interpretierend rekonstruieren.

II. Die frühen Pressemitteilungen der Universität Bayreuth

Pressemitteilungen sind Texte, die eine Körperschaft als Information an Presse und Medien verteilt. Sie verfolgt damit die Absicht, diese Information über die Medien an die Öffentlichkeit zu bringen. Ob die Information publiziert wird und in welcher Form, entscheiden die Medienorgane selbst. Der Text der Pressemitteilung kann dabei verändert werden. Da die Bedeutung der Presse gegenüber anderen Medien im Vergleich zu früher deutlich zurückgetreten ist, spricht man heute eher von Medienmitteilungen.

Die Universität Bayreuth trat am 1. Januar 1972 durch das Inkrafttreten des Gesetzes über die Errichtung einer Universität in Bayreuth ins Leben. Die Pressemitteilungen der Universitätsverwaltung werden als separate Sammlung in der Verwaltung geführt und als solche auch im Archiv behandelt und aufgestellt. Unter der Bestandsbezeichnung „PM“ existiert dazu ein Findbuch im Online-Findmittelangebot des Universitätsarchivs. Diese Sammlung wurde von der zentralen Pressestelle seit 1980 geführt und wird noch in der Gegenwart so fortgesetzt. Als im Sommer 2014 die Ordner dieser Sammlung für die Jahre 1980 bis 2005 ins Archiv übernommen wurden, war es nicht möglich, Näheres über den Verbleib der Pressemitteilungen aus der Zeit vor 1980 zu erfahren. Bei der bereits 2013 erfolgten Listenbewertung der Akten der Zentralregistratur durch das Universitätsarchiv gab es keine Serie „Pressemitteilungen“, und die allenfalls stattdessen in Frage kommende Aktenplanserie O-1910 „Amtliche Veröffentlichungen der Universität Bayreuth in Presse, Rundfunk und Fernsehen“ wurde mit „E“ für „Einsichtnahme“ bewertet und ihre Bearbeitung damit zurückgestellt. Sie geriet so zunächst in Vergessenheit. Als nun im Rahmen der periodischen Aussonderungen der Zentralregistratur die Akte O-1910 Ende 2015 ins Archiv gelangte und dort Einsicht genommen wurde, war die Freude groß, bestand sie doch nahezu ausschließlich aus einer chronologisch sortierten Sammlung von Pressemitteilungen vom März 1972 bis Juli 1980, allerdings – und das war dann doch etwas bitter – unter völliger Auslassung des Jahres 1975, des Jahres der Lehrbetriebsaufnahme der Universität! Die meisten der vermissten Pressemitteilungen waren somit wieder aufgetaucht. In aktenkundlicher Hinsicht barg die Akte ebenfalls eine kleine Überraschung bezüglich der Registraturgeschichte, während die inhaltliche Banalität der Mitteilungen aus der Zeit vor dem wissenschaftlichen Betrieb, also die Pressemitteilungen von 1972 bis 1974, eher ernüchternd wirkt.

III. Die Pressemitteilung vom 21. März 1972

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Pressemitteilung der Geschäftsstelle der Universität Bayreuth vom 21.03.1972 (UnivABT, Akz. XV/1/1321 fol. [1r]).

Das hier vorgestellte Dokument ist die erste in der Sammelakte XV/1/1321 erhaltene Pressemitteilung der Geschäftsstelle der Universität Bayreuth. Sie datiert vom 21. März 1972. Zu diesem Zeitpunkt war die Geschäftsstelle personell und räumlich noch der Regierung von Oberfranken angegliedert. Es gab damals noch keine Numerierung der Pressemitteilungen. Ihr Inhalt war schlicht: In der Universität hatte eine Besprechung über den Grunderwerb stattgefunden, und dieser sollte im kommenden Sommer beginnen. Zudem wurden in ihr die Teilnehmer und künftigen Akteure benannt. – Für eine Untersuchung über die Entwicklung des Verhältnisses von Medien und Universität in Bayreuth könnte dieses Dokument ein interessanter Einstieg sein: Der Informationswert ist vergleichweise gering, über die Ergebnisse der Besprechung wird nichts gesagt. Interessant ist ferner, dass der Empfänger der Mitteilung allein die Lokalredaktion des Nordbayerischen Kuriers war. Obwohl in der Betreffszeile „Pressemitteilung“ steht, wird kein anderes Medium als nur die örtliche Lokalredaktion der am meisten gelesenen Zeitung adressiert. Wie die Pressemitteilung publiziert wurde, ließ sich anhand der erschlossenen Bestände des Universitätsarchivs nicht nachprüfen, da die Pressedokumentation der Universitätsverwaltung erst 1975 einsetzte.

Genese des Schriftstücks

Die äußeren Merkmale des Schriftstücks zeigen als Beschreibstoff ein qualitativ niedrigstehendes holzschliffreiches Papier, wie es in Verwaltungen lange Zeit für die so genannten „Entwürfe“ üblich war. Das Traurige an solchem Papier ist nur, dass es einem vergleichsweise kurzen säurebedingten Zersetzungsprozess unterliegt und sicher nicht die Jahrhunderte überdauern wird, die das dazu gehörige Ausfertigungsschriftstück zu überdauern in der Lage wäre. Die „Ausfertigung“ ist das an den Nordbayerischen Kurier versandte, gemeinhin als „Original“ bezeichnete Schriftstück, also der gleiche Text mit Briefkopf etc. pp. auf qualitativ deutlich besserem Papier. Wenn man überhaupt den Begriff des „Originals“ gebrauchen möchte, so sollte eher der „Entwurf“ als solches bezeichnet werden, weil er den Beginn oder die Entstehung (engl. origination) eines Verwaltungsvorgangs dokumentiert, der mit dem Versand der Ausfertigung endet.

Dass es sich um einen „Entwurf“ handelt, wurde dem Text übergeschrieben. Das Wort ist ausgeschrieben und unterstrichen. Der Unterstrich hat dabei keine eigene Bedeutung, sondern dient lediglich der Abgrenzung des Vermerks vom darunterstehenden Text. In der Aktenkunde redet man hier von einem „Vermerk“, weil er eine Information über die Entstehungsstufe des Schriftstücks enthält, aber nicht dazu diente, um eine Aktion auszulösen, die die Sachbearbeitung voranbrachte. Das wäre dann eine „Verfügung“. Die Ausschreibung ist nicht zwingend erforderlich. Vielfach findet man stattdessen nur ein „E“ für „Entwurf“.

Als nächstes wurde eine römische I vor die Adresse geschrieben und dadurch die Reinschrift des danach folgenden Textes an den angegebenen Empfänger verfügt. Unter dem Textkörper, aber oberhalb des Orts für die abschließende Zeichnung (Unterschrift) steht eine römische II, nach der das Schriftstück „Zum Akt“ verfügt wird. Ein Unterschriftskürzel eines Entwurfssachbearbeiters (Entwurfsparaphe) ist nicht zu finden. Allein die Unterschrift des verantwortlichen Beamten als abschließende Zeichnung liegt vor. Das Fehlen einer Entwurfsparaphe und die Tatsache, dass die „Zum Akt“-Verfügung nicht unterhalb der abschließenden Zeichnung angebracht ist, deutet darauf hin, dass der Zeichner, Oberregierungsrat Hentschel, entweder den Entwurf selbst verfasst oder von einer Sekretärin / einem Sekretär hat verfassen lassen, die / der selbst nicht berechtigt war, als Entwurfssachbearbeiter(in) zu paraphieren. In der Tat ließ sich bei der Analyse ermitteln, dass dem Schreiber eine handschriftliche „Angabe“ (Verfügung über Inhalt und Gestalt eines Textes) von Oberregierungsrat Hentschel vorgelegen hatte. Wolf-Peter Hentschel war damals als Oberregierungsrat bei der Regierung von Oberfranken deren Pressesprecher und zugleich Leiter der von der Regierung unabhängigen Geschäftsstelle der neuen Universität. Am 1. Januar 1973 wurde er der erste Kanzler der Universität Bayreuth.[4]

Hinsichtlich der Herstellungsverfahrens handelt es sich bei dem Entwurf um eine Schwarzpause. Das bedeutet, dass sie als Durchschlag in einem Arbeitsgang mit dem für die Ausfertigung bestimmten Kopfbogenschriftstück hergestellt worden sein kann. Das war seit der Einführung der Schreibmaschine ein übliches Verfahren und ist es im Zeitalter von PC-Netz-Druckern noch immer. Auf diese Weise wird eine Neuschrift nur dann nötig, wenn der Entwurf noch Änderungen erfährt. Unterhalb der Zeichnung ist ein Stempel aufgebracht, der vermerkt, von wem das Schriftstück wann geschrieben worden ist. In diesem Stempel befindet sich die handschriftliche Paraphe des Kanzleischreibers, hier der Kanzleischreiberin. Alle bisher behandelten Vermerke und Verfügungen sowie der eigentliche Text wurden in der Kanzlei der Regierung von Oberfranken geschrieben. Diese, aus dem Dokument nicht zwingend hervorgehende Geschäftsgangsinformation erteilte Wolf-Peter Hentschel dem Universitätsarchiv mündlich. Die Aussage in dem Stempel, dass das Schriftstück „geschrieben“ wurde, bezieht sich auf die zu versendende Ausfertigung: Es wird vermerkt, dass der Text versandfertig vorliegt. Dies ist der so genannte „Mundationsvermerk“, der angibt, dass die erforderliche Reinschrift an die unter römisch I verfügte Anschrift erstellt wurde.[2]

Den Abschluss bildet der grüne Stempel, der angibt, dass die Reinschrift am 21. März 1972 versandt wurde, der so genannte „Expeditionsvermerk“.[3] Die Verfügung zum Akt hätte – streng genommen – nun darunter stehen sollen, da es ihre Aufgabe ist, als „Abschlussverfügung“ den Vorgang als beendet zu erklären und die Registratur anzuweisen, das Schriftstück zum zutreffenden Akt (bayerisch für Akte) zu nehmen.

Zwei Elemente blieben noch unberücksichtigt. An der Adresse ist ein blauer Strich zu finden. Mit solchen Strichen können Funktionsträger kenntlich machen, dass sie einen Eintrag gelesen haben und dagegen keine Einwände haben („Kenntnisnahme“). Die Farbe gibt Hinweise darauf, wer Kenntnis genommen hat. Blau ist eine Vorgesetztenfarbe und kann – je nach Behörde – von einem Referats- oder Abteilungsleiter benutzt werden. Für die damals noch kleine, aus nur einer Person bestehende Behörde der Geschäftsstelle der Universität darf man vermuten, dass es sich um einen bestätigenden Vermerk des Geschäftsstellenleiters handelt. Etwas Unsicherheit bleibt jedoch, da sich der Farbton des Strichs nicht ganz mit denen der übrigen für das Schriftstück verwendeten Stifte zu decken scheint. Allerdings kann dies seine Ursache auch in ungünstigen Lichtverhältnissen während der jahrzehntelangen Aktenlagerung haben. Bemerkenswert bleibt aber, dass auch die Einträge des Mundationsvermerks in Blau vorliegen. Ebenso eigenartig ist die Verwendung der Farbe Grün für den Expeditionsstempel, da jeder grüne Vermerk üblicherweise der Behördenspitze vorbehalten ist. Einen Präsidenten der Universität gab es erst ab dem 16. Oktober 1973, dem Amtsantritt von Präsident Dr. Klaus Dieter Wolff.[5] Die Lösung für das Farbproblem wäre demnach anhand der Geschäftsordnung und -praxis innerhalb der Regierung von Oberfranken zu ermitteln.

Registraturgeschichte

Der letzte Eintrag, von dem zu reden ist, ist der rote Vermerk (oder Verfügung?) „O 1710“. Hier handelt es sich um das Aktenplanzeichen, die Angabe der Aktenserie also, zu der das Schriftstück im Registraturschema gehören soll. Was es mit der Farbe Rot hier auf sich hat, und in welchem Verhältnis sie zu den blauen Einträgen stehen kann, soll hier nicht weiterverfolgt werden. Sicher ist, dass die Geschäftsstelle im März 1972, als sie noch nicht einmal drei Monate alt war, noch keinen eigenen Aktenplan hatte. Die Registratorenfunktion wurde ab November 1973 zunächst von einem Regierungsmitarbeiter wahrgenommen. Erst da erfolgte die Einordnung der bis dahin entstandenen Vorgänge in ein Aktenplanschema. Vorher waren sie in der Form der Sachbearbeiterablage beim Geschäftsstellenleiter aufgestellt gewesen. Interessant ist dabei, dass das hier notierte Aktenplanzeichen O-1710 nicht dasselbe ist, unter dem die Akte ins Archiv gelangt ist. Die Aktenserie O-1710 heißt „Tagungen – Veranstaltungen der Universität Bayreuth“. Somit ist das vorliegende Schriftstück zunächst offenbar der Ortsbegehung zwecks Grunderwerbs zugeordnet und in einen umfassenderen Vorgang eingebunden gewesen. Später wurde es aus seinem ursprünglichen Zusammenhang genommen und separat in einer anderen Serie als Teil einer Sammlung abgelegt. Diese Vorgehensweise dokumentiert einen sich wandelnden Bedarf der Verwaltung.pressrelease_ead
Das Genre „Pressemitteilung“ hat im Zuge des Aufbaus einer umfassenderen Universitätsverwaltung eine eigene Bedeutung erhalten. Offenbar war der Bedarf entstanden, auf die Pressemitteilungen konzentriert zugreifen zu können. Diese neue Form des Gebrauchs wurde wichtiger als die Struktur der Materialisierung des ursprünglichen Entstehungszusammenhangs zu bewahren. Das Dokument wurde daher „dekontextualisiert“ und in der neuen Sammlung oder Sammelakte „rekontextualisiert“. Bis in den Dezember 1974 wurden die Pressemitteilungen, die sich fast immer auf „Ereignisse“ bezogen, die im weiteren Sinn als „Veranstaltungen der Universität“ verstanden werden konnten, noch unter O-1710 abgelegt. Ab 1976 (evtl. schon 1975?) sind sie mit dem Aktenplanzeichen O-1910 gekennzeichnet: „Amtliche Veröffentlichungen der Universität Bayreuth in Presse, Rundfunk und Fernsehen“. Die aktenkundlich als vorgangsmäßig zu bezeichnende Bearbeitung der Pressemitteilungen mit Vermerken und Verfügungen versiegte bereits Ende 1973 und taucht danach allenfalls noch rudimentär auf. Der letzte derartig formalisierte Pressemitteilungsvorgang, der als solcher in der Sammlung erkennbar ist, stammte vom 14. November 1973.

Wer hätte vermutet, dass auch schmucklose Dokumente so viel Information bereithalten?

 

[1] Seit kurzer Zeit gibt es auf der wissenschaftlichen Weblogplattform „hypotheses.org“, der auch dieser UniBloggT angehört, einen eigenen Blog mit dem Titel „Aktenkunde“: aktenkunde.hypotheses.org.

[2] Von lat. mundare, reinigen.

[3] Von lat. expedire, ausfertigen.

[4] Wolf-Peter Hentschel, Kanzler der Universität Bayreuth, 1973-1999.

[5] Klaus Dieter Wolff, Präsident der Universität Bayreuth, 1973-1991.


4 Gedanken zu „Pressemitteilungen als Genre: Ein-Blick in die universitäre Aktenkunde der Neuzeit

  1. Danke für den schönen Beitrag! Die Pressemitteilungen des Universitätsarchivs Osnabrück werden derzeit tiefenerschlossen (früher nur über die Jahrgänge recherchierbar) – das hat für die ersten beiden Jahrzehnte schon viele interessante und vergessene Fakten zu Tage befördert. Gut zu erkennen, dass Pressemitteilungen aber nicht nur für den schnellen „Erstzugriff“ auf wichtige Daten und Fakten der Unigeschichte hilfreich sind. Solche Beispiele sind auch Perfekt für die Beratung von Universitätsmitarbeitern in Sachen „Schriftgutverwaltung“, gerade weil die Pressemitteilungen eher unscheinbar sind.

    Interessante Parallele zu unseren Beständen: Die im Universitätsarchiv Osnabrück verwahrten Pressemitteilungen beginnen erst ein Jahr, nachdem der Lehrbetrieb aufgenommen wurde (1975). Es fehlt bei uns also auch das Gründungsjahr 1974. Da die frühen Mitteilungen ebenfalls keine Zählung aufweisen ist nicht ganz klar, ob man erst 1975 angefangen hat die PM aufzubewahren oder ob man vielleicht aus anderen Gründen (Jubiläum, etc.), die ersten PM’s aussortiert und nicht mehr zurückgelegt hat.

  2. Pingback: Pressemitteilungen als Genre: Ein-Blick in die universitäre Aktenkunde der Neuzeit | VdA-blog.de

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