Ein Blick hinter die Kulissen des 8. Bayreuther Ökonomiekongresses

BOEK16_Dreh mit dem PR-Team

Dreh am Ökonomiekongress (Foto: Johanne Haupt)

Von Lukas Brunner

„Davos in Bayreuth“ – mit diesen Worten beschrieb einst das Manager Magazin den Bayreuther Ökonomiekongress. Und tatsächlich ist dieser in der europäischen Kongresslandschaft einzigartig. Wenn an zwei Tagen im Jahr hochkarätige Rednerinnen und Redner aus Wirtschaft, Politik und Wissenschaft vor dem vollbesetzten Audimax der Universität Bayreuth sprechen, haben das nicht etwa ausgebildete Eventmanager organisiert, sondern wir: Studierende der Universität Bayreuth.

Wie alles anfängt – für mich und alle anderen

Aber von vorne: Damit der achte Ökonomiekongress am 9. und 10. Juni wie auch in den sieben Jahren davor ein voller Erfolg wird, haben wir mit den Vorbereitungen schon im Oktober 2015 begonnen. Wir, das sind über hundert Studierende der Universität Bayreuth, die am Kongress mitarbeiten.

Allgemeines Teamtreffen (Foto: Johanne Haupt)

Allgemeines Teamtreffen (Foto: Johanne Haupt)

Bevor es im Oktober mit dem Kick-Off losging, wurden in Bewerbungsgesprächen die Teamleiterpositionen besetzt. In meinem Fall lief das so ab, dass ich mit der Kongressleitung ein Skype-Gespräch geführt habe, während dessen wir meine Präferenzen, Interessen und Talente beleuchtet und abgesteckt haben. Die Entscheidung wurde dann gemeinschaftlich gefällt. Seitdem bin ich im Team „PR&Kommunikation“ als Teamleiter vor allem für Texte zuständig, das heißt, ich erstelle Kurztexte über den Ökonomiekongress und unsere Referenten und Sponsoren für die Kongresswebsite, schreibe den Newsletter und arbeite auch an den Pressemitteilungen. Darüber hinaus bin ich für den Presseverteiler zuständig und dafür, dass die richtigen Ansprechpartner mit den für sie wichtigen Informationen versorgt werden. Mit mir im PR&Kommunikation-Team haben wir noch jeweils eine Kommilitonin (ja, ich bin hier der Hahn im Korb, und das ist gut so) als Teamleiterin für Social Media (Hanne, sie verantwortet alles rund um die Xing-, Twitter-, Facebook- und Instagram-Accounts), Bewegtbild/Video (Elena&Patricia – freuen Sie sich schon auf interessante Videos von und mit unseren Partnern und Referenten!) und Medienpartner (Alexandra, die dafür sorgt, dass wir auf dem Kongress Zeitschriften und Magazine auslegen und die eine oder andere Anzeige platzieren dürfen).

Team PR&Kommunikation

Team PR&Kommunikation (Foto: Johanne Haupt)

Ein Team kommt selten allein

Aber zurück zum Anfang und zu unserem Kick-Off-Treffen, zu dem sich also die vorher gefundenen TeamleiterInnen – wir sind insgesamt 29 – und alle anderen Teammitglieder mit der Kongressleitung zum ersten Mal zusammengefunden haben, und bei dem alle in die verschiedenen Teams „Organisation&Technik“, „Referentenmanagement“ „PR&Kommunikation“, „IT&Design“, „Teilnehmermanagement“, „Stipendien&Sponsoring“, sowie „Marketing“ eingeteilt wurden.

Die Teams bestehen aus jeweils drei bis fünf Teamleiter oder Teamleiterinnen und bis zu 15 Teammitgliedern. Die Teamleiterinnen und Teamleiter jedes Bereichs treffen sich seitdem einmal pro Woche während der Präsenzzeiten im Kongressbüro, um die anfallenden Aufgaben zu diskutieren und zu verteilen. Zu diesen Stunden tauschen wir uns zudem mit der Kongressleitung aus – denn auch wenn wir Studierende den Ökonomiekongress maßgeblich organisieren, braucht es immer mal wieder einen Schubs in die richtige Richtung, eine Anregung oder auch ein Einbremsen vom Profi. Mit Carmen Schreyer, Sylvia Sprödhuber und Isabella Fröhlich haben wir drei hauptamtliche Mitarbeiterinnen, die den Studierenden bei allen Fragen mit Rat und Tat zur Seite stehen. Jede deckt ein spezielles Themengebiet ab, so dass wir alle konzentriert und zielorientiert arbeiten können.

Aber wie läuft denn die Arbeit in so einem großen Team überhaupt ab, werden Sie sich vielleicht fragen?

Wie ein Zahnrad: Die Zusammenarbeit im großen Team

„Einerseits macht es natürlich richtig viel Spaß, andererseits ist gerade die Kommunikation durch die vielen Schnittstellen zwischen den Teams sehr komplex“, sagt Maximilian und lächelt verschmitzt. Mit Niklas, Lisa und Anna baut er gerade den McCafé-Werbestand in der Rechtswissenschaftlichen Fakultät der Universität auf, als wir auf ihn treffen. McDonalds – und damit auch McCafé – unterstützt auch in diesem Jahr den Ökonomiekongress mit Sachspenden, und die erste Charge der gesponserten Cookies gilt es an diesem Tag zur Stärkung an die Kommilitoninnen und Kommilitonen zu verteilen. Dass wir sie dabei auch auf den Ökonomiekongress aufmerksam machen, versteht sich von selbst.

Während das Team „Marketing Students“ die Kommilitoninnen und Kommilitonen über den Ökonomiekongress informiert, schießt Hanne vom PR-Team davon fleißig Fotos mit ihrer Kamera. Nur Momente später sind die Eindrücke auf unseren Social-Media Kanälen hochgeladen und für die Öffentlichkeit sichtbar. Bis es dazu kam, dass wir Cookies oder kürzlich auch Bio-Fruchtriegel auf dem Campus-Gelände verteilen durften, leistete unser Sponsoring-Team (von Sponsoring&Stipendien) rund um Constantin, Daniel, Gordon, Marie und Ann-Kathrin ganze Arbeit. Sie sind dafür zuständig, Sponsoren aus den letzten Jahren weiterhin für eine Partizipation am Ökonomiekongress zu begeistern und kümmern sich gleichzeitig um die Neuakquise. So haben wir mittlerweile eine tolle Basis an Sponsoren gefunden, die den Ökonomiekongress teilweise schon seit Anbeginn unterstützen.

Team Stipendien&Sponsoring (Foto: Johanne Haupt)

Team Stipendien&Sponsoring (Foto: Johanne Haupt)

Außer von den Partnerunternehmen lebt der Kongress natürlich von den hochrangigen Referentinnen und Referenten, die jedes Jahr nach Bayreuth kommen. Für die achte Auflage haben sich u.a. Prof. Dr. h.c. Roland Berger, Siemensvorstand Janina Kugel und der Extrembergsteiger Alexander Huber angekündigt. Die Erstansprache der potentiellen Referentinnen und Referenten erfolgt über die Kongressleitung. Ab der Zusage übernimmt dann das Referentenmanagement die Betreuung der Sprecherinnen und Redner. Stefanie und Alina holen dabei unter anderem persönliche Informationen über sie ein, die auf der Homepage und später auch in der gedruckten Kongressbroschüre zu lesen sind. Aus diesen Infos filtern wir auch unsere Inhalte für unsere PR-Arbeit. Die Übersicht der Sponsoren und der Referentinnen und Referenten finden Sie übrigens auf unserer Homepage – schauen Sie rein, denn ein Blick lohnt allemal, da das Ökonomiekongress-Team sie gerade erst komplett überarbeitet hat. Dass alles funktioniert und immer mit den neuesten Inhalten gefüllt ist, dafür sorgt unser IT-Team rund um Stephan und Jonas. Auch wenn sie eher im Hintergrund agieren: Ohne sie wären wir manchmal ganz schön aufgeschmissen, denn neben der Homepage sind sie auch für die Abwicklung der internen Kommunikation zuständig. So wie gerade eben mit der neuen Homepage, arbeiten sie später eng mit dem Grafiker an der Umsetzung der Broschüre, die jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer in die Hand bekommt.

Foto: Johanne Haupt

Foto: Johanne Haupt

Unser Team Stipendienmanagement rund um Lukas, Sebastian und Viktor, das aus dem Team Sponsoring&Stipendien ausgekoppelt ist, kümmert sich um die Abwicklung unseres High-Potentials- und Talents-Programms. Im Rahmen dieses Programms bewerben sich interessierte Studierende, um Kontakte in die Unternehmen und mit potentiellen Arbeitgebern zu knüpfen. Die Partnerunternehmen können dabei individuell auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Bewerberprofile aussuchen. Teil des Programms ist zudem die kostenfreie Teilnahme der Bewerberinnen und Bewerber am Kongress selbst.

Generell ist das Teilnehmerfeld des Ökonomiekongresses mit Studierenden und Professionals bunt gemischt. Und genau diese Zusammensetzung sorgt für die unvergleichliche Atmosphäre während der Kongresstage und steht auch für den Zukunftsbezug des Bayreuther Ökonomiekongresses.

Dann gibt es noch unser Team Teilnehmermanagement rund um Maximilian und Hans-Martin. Sie sind zuständig für die Abwicklung der Anmeldungen vor dem Kongress und fungieren als Ansprechpartner für unsere Teilnehmerinnen und Teilnehmer, wenn es um Hotelbuchungen, Ticketänderungen, Bestätigungen oder dergleichen geht. Darüber hinaus sorgen sie mit ihrem Team an den Kongresstagen für eine perfekte Rundumbetreuung der Gäste.

Jetzt haben wir Ihnen fast alle Teams vorgestellt – aber eines fehlt noch: das Team Organisation&Technik. Wer jetzt glaubt, die Arbeit dieses Teams würde erst kurz vor dem Kongress beginnen, der irrt. Denn unser Orga&Technik-Team rund um Caren, Elena, Theresa, Alexander und Matthias ist für den gesamten Ablauf am 9. und 10. Juni verantwortlich. Das fängt bei der Belegung und Gestaltung des Audimax an und geht über die Organisation und Planung des Zeltbaus, über Dekoration, Catering, Technikaufstellung, Einteilung der Stände unserer Ausstellermesse und die Erstellung der Schichtpläne bis hin zur Organisation der Getränke und Mahlzeiten für das studentische Team. Man kann also sagen, dass dieses Team für den Großteil der Rahmenbedingungen verantwortlich zeichnet.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Team Organisation&Technik (Foto: Johanne Haupt)

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Team Organisation&Technik (Foto: Johanne Haupt)

Am Ende des Tages klappt die Organisation eines derartig großen Events mit dieser Teilnehmerzahl nur, wenn alle Zahnräder ineinandergreifen und wir als Team reibungslos funktionieren. Und das macht – neben dem tollen Lerneffekt – tatsächlich eine Menge Spaß. Wir sind alle schon sehr aufgeregt und freuen uns darauf, im Juni die Ergebnisse unseres Engagements zu erleben.

Wenn Sie sich nun persönlich vom tollen Ambiente und uns motivierten Studierenden vor Ort überzeugen möchten, freuen wir uns sehr, Sie als Gast auf dem 8. Bayreuther Ökonomiekongress begrüßen zu dürfen. Informationen zur Anmeldung und alles Wissenswerte über den Kongress finden Sie auf unserer Homepage www.oekonomiekongress.de.

Bleiben Sie auf dem Laufenden und folgen uns via #BOEK16 oder direkt auf Facebook, Twitter, Xing und Instagram.

 

Lukas Brunner studiert den Masterstudiengang Betriebswirtschaftslehre (M.Sc.) im 3. Semester und ist Teamleiter PR&Kommunikation des 8. Bayreuther Ökonomiekongresses.


Ein Gedanke zu „Ein Blick hinter die Kulissen des 8. Bayreuther Ökonomiekongresses

  1. Danke Lukas, für diesen Beitrag. Ich finde es jeden Tag aufs Neue mehr als interessant zu beobachten, wie sich die Teams intern langsam immer mehr finden und alle Teams immer enger zusammenarbeiten – und freue mich sehr auf das Ergebnis! 🙂 Weiter so!

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