THE WALKING PAPERS – BUNKER GOES ARCHIVES

Von Nicole Werner, Masterstudentin und Hilfskraft im Universitätsarchiv

In diesem Jahr durfte ich meine allererste Bestandsübernahme durchführen.

Das Universitätsarchiv bekam in diesem Frühjahr das Angebot, einen größeren Aktenbestand aus einem ganz besonderen Kellerraum der Universität in das Universitätsarchiv Bayreuth zu übernehmen: dem sogenannten “GW I-Bunker” (unter dem Gebäude Geisteswissenschaften I).

Die Besonderheit an der Übernahme des Archivguts des GW I–Bunkers ist, dass ich als Archivhilfskraft bei solchen Aktionen bisher lediglich assistieren konnte. Doch für diese Übernahme sollte ich zum ersten Mal alleine Sorge tragen.

Meine Aufgabe war es zunächst, diesen großen Bestand von Akten der Zentralen Verwaltung und der Zentralen Technik, der bis dato im dunklen Bunker des Gebäudekomplexes Geisteswissenschaften I der Universität Bayreuth gelagert wurde, vor Ort zu besichtigen.

Daraufhin habe ich die Kennzeichnung der zuvor vom Universitätsarchivar als „archivwürdig“ bewerteten Akten, folglich der Archivalien, die zur Aufbewahrung in das Universitätsarchiv Bayreuth zu transportieren waren, vorgenommen. Dabei handelte es sich vorwiegend um Unterlagen zu Gebäuden und Liegenschaften, Unterlagen aus dem Geschäftsbereich des damaligen Persönlichen Referenten des Präsidenten und um Unterlagen rund um das Prüfungswesen. Gleichzeitig wurden die Teile des Bestands abgetrennt, die nicht in das Universitätsarchiv übernommen werden sollten.

Während der ersten Besichtigung vergab ich die vorläufigen Akzessionsnummern (Zugangsnummern) mit vorbereiteten Signaturaufklebern direkt auf die archivwürdigen Unterlagen. Die systematische Nummerierung und Kennzeichnung vor Ort ist essentiell für den späteren Nachweis eines fehlerfreien Übernahmeprozesses und muss für die Bewahrung der Struktur des Bestandes bereits vor der eigentlichen Übernahme erfolgen. Nachdem die einzelnen Ordner beklebt worden waren, habe ich diese nach einem von mir gewählten Ordnungsprinzip nach und nach in Umzugskartons geschlichtet, verpackt, nochmals gekennzeichnet und beschriftet.

Anschließend musste im Universitätsarchiv in der Leuschnerstraße 51 alles für die Übernahme organisiert werden. Da die Renovierung des für die vorläufige Lagerung vorgesehenen Raumes im Archivmagazin bereits abgeschlossen war, konnte ich in Kooperation mit dem Hausdienst der Universität Bayreuth die für künftige Bestände als nötig erachtete Regalkonstruktion veranlassen.

Nach Installierung der Regale habe ich einen Termin für die Übernahme des Bunkerbestandes vereinbart. Am 26. April traf ich mich am Morgen mit einem Team, welches mich bei der Übernahme unterstützte, am Campus der Universität Bayreuth.

Wir gingen nochmals sorgfältig alle gepackten Kartons, die übernommen werden sollten, gemeinsam durch, sodass der Bestand in der von mir gewünschten Konstellation und Chronologie am Ziel, dem Universitätsarchiv, noch am selben Tag angeliefert werden konnte.

Mit freundlichem Support des Hausdienstes der Universität hatte ich innerhalb kürzester Zeit alle markierten Kartons in dem dafür vorgesehenen Raum unterbringen können.

Nun ging es an das Auspacken der zahlreichen Kisten, die auf diversen Paletten geschlichtet  vor mir standen. Diesen „Berg“ galt es zu erzwingen.

Dank vorheriger Vergabe vorläufiger Akzessionsnummern ging das Einstellen des umfassenden Bestandes in die große Regalkonstruktion dennoch zügig. Ich konnte mich an meine Notizen und die vergebenen vorläufigen Nummern halten und alle Ordner in vorgesehener Struktur positionieren.

Nachdem alle Kartons ausgepackt, alle Ordner ordentlich einsortiert und alle leeren Kartonagen entfernt worden waren, durfte ich mit der vorläufigen Erstverzeichnung des Bunkerbestandes beginnen. Hierfür konnte ich mich an eigens dafür angefertigten Listenformularen orientieren. Ziel einer vorläufigen Erstverzeichnung ist die rasche Aufnahme von inhaltlicher Information, die sich zum größten Teil bereits auf den Aktendeckeln und Ordnerrücken befindet und ohne aufwändige Recherche übernommen werden kann. Auf diese Weise können Akten den Archivnutzern schneller zugänglich gemacht werden als durch eine zeitaufwändige gründliche archivarische Erschließung.

Zunächst musste ich die laufenden Nummern der einzelnen Ordner notieren, dann konnte ich die jeweilige Aktenplan-Nummer eintragen, die die Verwaltung vormals für die Identifizierung der Akten in Gebrauch gehabt hatte.

Die schwierigste Aufgabe an der Verzeichnung stellte die Wahl des Betreffs oder „Titels“ der einzelnen Ordner dar. Diese mussten aussagekräftige und selbsterklärende Formulierungen sein und sollten keinesfalls in Form von Abkürzungen aufgenommen werden, so dass sie für einen externen Nutzer verständlich sind. Hierfür mussten zwischendurch zum Beispiel die genauen Auflösungen für BZKG oder SINUS auf den Websites unserer Universität ermittelt werden. Für die Titelbildung musste ich sowohl die Beschriftung der Ordnerrücken als auch teilweise die einzelnen Betreffe auf den Schriftstücken innerhalb der jeweiligen Ordner zurate ziehen, beides abgleichen und anschließend eine treffende Formulierung wählen.

Nach der ab und an länger andauernden Benennung habe ich nach Ordnereinsicht die Laufzeit vermerkt, also das früheste und das jüngste Bearbeitungsjahr. Meine Verzeichnung habe ich daraufhin als elektronische Liste für weitere Bearbeitungsschritte angelegt.

Jetzt ist der Bestand für die nächsten Bearbeitungsschritte bereit: die technische Bearbeitung (Entfernung von Metall- und Kunststoffteilen aus den Akten), die Deponierung im Magazin des Universitätsarchivs und das Eintragen in das Lokaturverzeichnis (Register über den Ablageort im Magazin).

Nach dem Abschluss der Verzeichnung werden die dabei erstellten Listen mit den im Universitätsarchiv entwickelten Werkzeugen in geeignete Dateiformate konvertiert, aus denen dann ein sog. Online-Findbuch generiert wird. Am Ende werden meine Datensätze weltweit als Teilbestand XV/2 des Universitätsarchivs Bayreuth im Internet recherchierbar und der Bestand nach den archivrechtlichen Vorgaben von jedermann im Universitätsarchiv benutzbar sein.

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